Der Bundesfinanzhof (BFH) konkretisierte mit seinem Urteil vom 24. März 2026 (VIII R 6/24) die Aufzeichnungspflicht für ein häusliches Arbeitszimmer eines selbständig tätigen Steuerpflichtigen. Demnach genügt die Aufzeichnungspflicht in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur, wenn sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Ein Verstoß gegen diese Anforderungen führt zur Nichtabzugsfähigkeit der Aufwendungen. Im Streitfall bezog der Kläger unter anderem Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit. Dafür nutzte er in seinem Eigenheim ein für diese Zwecke ausgebautes Zimmer im Dachgeschoss sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss. In seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr 2017 erklärte der Kläger einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit, der auch durch Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer begründet war. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt (FA) die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Obwohl das FA nach dem Einspruch des Klägers einen höheren Betriebsausgabenabzug für die Kosten des Arbeitszimmers berücksichtigte, klagte er um in der von ihm erklärten Höhe. Das Finanzgericht (FG) wies die Klage ab. Es begründete dies mit der Nichterfüllung der Aufzeichnungspflicht der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer. Der Bundesfinanzhof bestätigte die Auffassung der Vorinstanzen. Er stellte klar, dass die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des Klägers als Betriebsausgaben bei dessen Einkünften aus selbständiger Tätigkeit gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen ist. Die Erfüllung dieser Pflicht sei Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssten einzeln, getrennt von den übrigen Betriebsausgaben sowie zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Nur so ist die sachlich zutreffende Zuordnung der Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet. Im Streitfall fehlten derartige Aufzeichnungen. Der Kläger hatte die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten angefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung genügte den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG nicht, da es nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge, die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer jedoch in einer Summe auswies.
Dipl.-Kfm. Björn Keller, Steuerberater, Chemnitz